Ausschreibung
Ausschreibungen lassen sich in mehrere sinnvolle Abschnitte gliedern. Diese Gliederung ist nicht bindend, sondern sollte Euch als Leitfaden dienen, alle wichtigen Elemente in die Ausschreibung aufzunehmen. Zusätzlich ist dabei noch die Terminschiene der Veranstaltung zu berücksichtigen. Gebt die Ausschreibung rechtzeitig raus, denn Ihr werdet die Anmeldung in den seltensten Fällen am nächsten Tag zurückbekommen. Und dann braucht ihr ja noch Zeit, das Ganze zu planen.
Anrede - Werbung ist das A & O:
Eine nette Anrede an die Teilnehmer und deren Eltern
Ein ansprechendes, aussagekräftiges Bild zum Thema
Motto, Thema, Hintergründe, z. B. „auf Wunsch der Gruppe“, was erwartet man von der Aktion, wie soll die Aktion finanziert werden…
Infoteil - Wichtige Infos, die bei den Eltern bleiben sollten
Wann: Termin für Abfahrt und Rückkunft (Abholtermin)
Wer: Veranstalter, Verantwortliche, Gruppe
-> Kontakt der verantwortlichen Leiter zu Hause für Fragen vorab, vor allem aber eine Nummer, über die die Gruppe unterwegs zu erreichen ist.
Wo, wohin, wenn nötig separat eine detaillierte Wegbeschreibung anhängen. Wenn möglich Adresse und Telefonnummer des Zielorts, z. B. für die Abholkommandos.
Wie viel: Kosten und Termin für die Bezahlung.
Bei größeren / teureren Aktionen mit langer Vorlaufzeit ist eine Anzahlung bei der Anmeldung sinnvoll, so kann man Vorleistungen wie Bahntickets abdecken oder kurzfristige Abmeldungen ohne triftigen Grund verhindern.
Mglw. Kontonummer für den Teilnehmerbeitrag. (Beim Stammeskonto entsprechenden Vermerk vorgeben und den Kassier informieren)
Möglicherweise Hinweis, dass Kinder in gemischten Räumen schlafen, und dass die Kinder nicht ununterbrochen beaufsichtigt werden.
Rückmeldeabschnitt – Das müssen die Eltern mit ihrer Unterschrift bestätigen
Hiermit bestätige ich…
(dass ich die Ausschreibung gelesen habe)
dass mein Sohn / Tochter _________ an der Aktion teilnehmen darf.
Inklusive meinem eigenen Kind kann ich O hin / O zurück ___ Kinder mitnehmen.
Mein Kind hat folgende Krankheiten / Allergien und muss folgende Medikamente regelmäßig einnehmen.
Behandelnder Arzt ist…
In dringenden Notfällen sind wir unter … zu erreichen
Sollten wir im Notfall nicht zu erreichen sein, befürworten wir einen medizinischen Eingriff.
-> Diese und ähnliche Fragen könnt ihr in einer allgemeinen Kinderkartei (Gesundheitsbogen) erfassen, denn nicht nur auf Fahrten kann mal was passieren. Die einzelnen Punkte sind mit Vorsicht zu genießen, ihr sichert euch zwar ab, schürt aber möglicherweise auch Angst bei den Eltern.
Ort, Datum:____________________ verbindliche Unterschrift eines Erziehungsberechtigten:____________________
-> Das "verbindliche" macht deutlicher, dass die Eltern hier einen Vertrag eingehen. Dies wird dann sehr wichtig, wenn klare Anmeldeschlüsse notwendig sind (z.B. wegen Reservierungen), oder die eingegangenen Beiträge ab einem gewissen Zeitpunkt nicht mehr zurückgezahlt werden können (z.B. weil Anzahlungen zu leisten sind).
Packliste - Das muss mit...
Am besten erstellt ihr Euch eine eigene Muster-Packliste, die ihr nach Bedarf ergänzt oder kürzt.
Schreibt hinein, was mit soll und was zu Hause bleiben muss
Bei jüngeren empfiehlt sich, je einen "Checker" für Hin- und Rückfahrt auf zu drucken
